PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT (SIM-RS)

Dosen Pengampu :

Dr. Ir. H. Sumirin, MS

Oleh :

KIKI SHAHNARKI

MTS 163510832

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK SIPIL

UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG

SEMARANG

2017

BAB I

PENDAHULUAN

1.1            Latar Belakang

Era globalisai yang ditandai dengan adanya Perdagangan bebas mengharuskan sektor Kesehatan terutam Rumah Sakit untuk meningkatkan daya saing dengan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pelanggan ataupun pasien bahkan penyajian laporan yang akurat bagi para pengambil keputusan.

Dewasa ini , hampir seluruh  rumah sakit berlomba – lomba  mengembangkan diri dan meningkatkan kualitas manajemen pelayanan kesehatan dengan menerapkan sistem informasi rumah sakit berbasis komputer untuk mendukung perubahan serta perbaikan  bagi  semua aspek dan bidang yang terkait, baik dari segi sarana dan prasarana, finansial, perlengkapan alat-alat medis maupun sumber daya manusia.

Salah satu faktor yang  tak kalah penting adalah sumber daya manusia ( SDM ) yang handal sebagai penggerak perangkat sistem informasi .Sistem Informasi merupakan salah satu kebutuhan terbesar di rumah sakit, untuk menyelsaikan  masalah – masalah yang biasa terjadi di rumah sakit seperti data – data pasien yang tidak terorganisir dengan baik, kesalahan dalam  nomor antrian, resep obat salah, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan sistem informasi diharapkan  masalah – masalah tersebut dapat diatasi minimal dikurangi  yang  tentunya akan berdampak pada peningkatan mutu pelayanan rumah sakit secara keseluruhan.

1.2            Tujuan.

Tujuan Umum : Meningkatkan pelayanan kesehatan dan keperawatan kepeda pasien secara optimal.

Tujuan khusus :

a.       Merubah cara konvensional menjadi  cara yang modern

b.      Agar dapat bersaing secara globalisasi

c.       Mengurangi kekeliruan dalam segala aspek pelayanan kesehatan

d.      Memotivasi pekerja bekerja lebih praktis

e.       Meningkatkan kinerja pekerja

f.       Menjadikan Rumah Sakit pilihan pasien diantara rumah sakit lain

g.      Efisien dan efektik dalam kebutuhan tenaga.

h.      Mengurangi kost yang berlebihan

BAB II

PEMBAHASAN

2.1        Konsep Sistem informasi

Sistem informasi adalah  suatu  sistem dalam suatu  organisasi yang  mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat  manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu  organisasi untuk  dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem  informasi dalam suatu  organisasi dapat dikatakan  sebagai  suatu  sistem yang  menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya

 

2.2        Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen­komponen yang  disebut blok  bangunan (building blok), yang  terdiri dari  komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

2.2.1           Komponen input 

Input mewakili data  yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media  untuk  menangkap  data  yang  akan dimasukkan, yang  dapat berupa  dokumen­ dokumen dasar.

2.2.2           Komponen model 

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik  yang  akan memanipulasi data  input dan data  yang  tersimpan di basis data  dengan cara  yag  sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

2.2.3           Komponen output 

      Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

2.2.4           Komponen teknologi 

Teknologi merupakan “tool box”  dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima  input, menjalankan  model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

2.2.5           Komponen hardware 

Hardware berperan penting sebagai suatu media  penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk  menampung  database atau  lebih  mudah dikatakan sebagai sumber  data  dan informasi untuk  memperlancar dan mempermudah kerja  dari sistem informasi.

2.2.6           Komponen software 

Software  berfungsi sebagai tempat untuk  mengolah,menghitung  dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

2.2.7           Komponen basis data 

Basis data (database)  merupakan  kumpulan data  yang saling  berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak  untuk  memanipulasinya.  Data  perlu  disimpan dalam basis data  untuk  keperluan penyediaan informasi lebih  lanjut. Data  di dalam basis data  perlu  diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik  juga  berguna  untuk  efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data  diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak  paket yang  disebut DBMS  (Database Management System).

2.2.8           Komponen kontrol 

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air,debu, kecurangan­kecurangan, kegagalan­kegagalan sistem itu  sendiri, ketidak  efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal­hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.3        Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi Manjamen

Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh professional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi. Siklus hidup pengembangan sistem dibagi menjadi 7 fase, yaitu :

1.      Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.

Selain Tujuan yang menjanjikan dari perencanaan pengembangan sistem informasi manajemen Rumah Sakit (SIM-RS). Adapula hal-hal yang harus diperhatikan agar Sistem Informasi Manajemen yang dibuat dapat teraplikasikan dengan sukses :

a.      Development Master Plan, cetak biru pembangunan harus dirancang dengan baik mulai dari survei awal hingga berakhirnya implementasi, yang perlu diperhatikan adalah terlibatnya faktor pengalaman dalam membangun pekerjaan yang sama, serta peran serta semua bagian dalam organisasi dalam mensukseskan Sistem Informasi Manajemen yang akan dibangun, master plan ini yang akan menjadi acuan pembuatan sebuah sistem untuk jangka waktu tidak terbatas.

b.      Integrated, dengan integrasi antar semua bagian organisasi menjadi satu kesatuan, akan membuat sistem berjalan dengan efisien dan efektif sehingga kendala-kendala seperti redudansi, re-entry dan ketidakkonsistenan data dapat dihindarkan, dengan harapan pengguna sistem memperoleh manfaat yang dapat dirasakan secara langsung, perubahan pola kerja dari manual ke computer akan menimbulkan efek baik dan buruk bagi seorang tenga medis.

c.      Development Team, tim yang membangun Sistem Informasi Manajemen harus ahli dan berpengalaman di bidangnya, beberapa bidang ilmu yang harus ada dalam membangun sebuah Sistem Informasi Manajemen yang baik adalah: Manajemen Informasi, Teknik Informasi, Teknik Komputer, dokter, perawat dan tentunya orang-orang sudah sudah berkecipung dibidang pengembangan sistem informasi manajeman khususnya rumah sakit (kesehatan).

d.  Teknologi Informasi, ketepatan dalam memilih Teknologi Informasi sangat penting dalam pembangunan, komponen-komponen Teknologi Informasi secara umum adalah Piranti

2.      Analisis Sistem

Dalam tahap ini dilakukan proses :

a.      penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbale balik yang terkait dalam pengembangan sistem, definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem.

b.   Fase analisis sistem adalah fase professional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.

c. Tim sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem manajemen di rumah sakit

d. Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.

e.   Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.

f.    Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.

3.      Perancangan Sistem Secara Umum

Dalam tahap ini hal yang dilakukan yaitu :

a.     Dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan Direktur dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan Rumah Sakit.

b.   Pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.

4.      Evaluasi dan Seleksi Sistem

Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.

Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.

5.      Perancangan Secara Detail

Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.

Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan personil operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.

Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam computer dan peralatan

Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.

6.      Implementasi Sistem

Pada fase ini :

a.       Sistem siap untuk dibuat dan di instalasi.

b.      Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem ang akan di buat.

c.       Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu

·    Rencana implementasi dalam bentuk Grantt Chart atau (Program and Evaluation Review Technique) PERT Chart

·    Penjadwalan proyek dan tehnik manajemen. Bagian ini merupakan laporan  yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti  pengembangan software,  persiapan lokasi peletakan sistem, instalasi peralatan yang digunakan, pengujian sistem, pelatihan untuk para pemakai sistem dan persiapan dokumentasi.

7.      Pemeliharaan Sistem

Tahap pemeliharaan dilakukan setelah tahap implementasi. Sistem baru yang berjalan digunakan sesuai dengan keperluan Rumah Sakit. Selama masa hidupnya, sistem secara periodik akan ditinjau. Perubahan dilakukan jika muncul masalah atau jika ternyata ada kebutuhan baru. Selanjutnya, Rumah Sakit akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki tersebut. Langkah-langkah pemeliharaan sistem terdiri atas:

a.   Penggunaan Sistem , yaitu menggunakan sistem sesuai dengan fungsi tugasnya masing-masing untuk operasi rutin atau sehari-hari.

b.  Audit sistem, yaitu melakukan penggunaan dan penelitian formal untuk menentukan seberapa baik sistem baru dapat memenuhi criteria kinerja.

c.    Penjagaan sistem, yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin sehingga sistem tetap beroperasi dengan baik.

d.   Perbaikan sistem, yaitu melakukan perbaikan jika dalam operasi terjadi kesalahan (bug) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi saat pengujian sistem.

e.    Peningkatan sistem, yaitu melakukan modifikasi terhadap sistem ketika terdapat potensi peningkatan sistem setelah sistem berjalan beberapa waktu.

Ketujuh fase diatas dapat digambarkan sebagai berikut :

2.4        Hal-hal Yang Harus di Tangani dengan adanya SIM-RS

Pengelolaan data Rumah Sakit yang sangat besar baik data medik pasien maupun data-data administrasi yang dimiliki oleh rumah Sakit sehingga mengakibatkan :

1.  Redudansi Data, pencatatan data yang berulang-ulang menyebabkan duplikasi data sehingga kapasitas yang di perlukan membengkak dan pelayanan menjadi lambat, tumpukan filing sehingga memerlukan tempat filing yang cukup luas.

2.  Unintegrated Data, penyimpanan data yang tidak terpusat menyebabkan data tidak sinkron, informasi pada masing-masing bagian mempunyai asumsi yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit /Instalasi.

3.  Human Error, proses pencatatan yang dilakukan secara manual menyebabkan terjadinya kesalahan pencatatan yang semakin besar dan tidak singkron dari unit satu ke yang lainya dan akan menimbulkan banyaknya perubahan data (efeknya banyak pelayanan akan berdasarkan sesuka perawan/dokter sehinga dokter / perawat bisa menambah bahkan mengurangi data/tarif sesuai dengan kondisi saat itu, misal yang berobat adalah sodaranya makan dengan seenaknya dokter/perawat memberikan discont tanpa melalu prosedur yang tepat. Dan menimbulkan kerugian pada rumah sakit.

4. Terlambatnya Informasi, dikarenakan dalam penyusunan informasi harus direkap secara manual maka penyajian informasi menjadi terlambat dan kurang dapat dipercaya kebenarannya.

Guna mengatasi hambatan–hambatan dalam pelayanan kesehatan di Rumah Sakit, keberadaan “Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit” sangat dibutuhkan, sebagai salah satu strategik manajemen dalam  meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan memenangkan persaingan bisnis.

2.5       Tantangan Pengembangan SIM-RS

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) masih belum lancar dan banyak rumah sakit mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan dan kendala. Permasalahan yang menjadi kendala dan hambatan tersebut adalah sebagai berikut :

a.        Pemahaman para pemakai tentang komputer yang masih kurang

b.    Pemahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen yang masih minim

c.        Relatif mahalnya harga perangkat komputer

d.    Ambisius para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan pegawai.

Permasalahan yang menjadi penghambat dan kendala dalam perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS), menjadi tantangan tersendiri bagi para pengembang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) ini. Setiap Rumah sakit harus memahami betapa pentingnya manajemen informasi bagi perkembangan Rumah Sakit. Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan rumah sakit dan meningkatnya kemampuan komputer. Dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya juga mendorong pegawai untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) Rumah sakit.

Penyelesaian yang harus dilakukan oleh Rumah Sakit dalam menghadapi permasalahan dan kendala dari pengembangan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM-RS) adalah dengan memberikan pemahaman kepada setiap anggota organisasi mengenai pentingnya Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM-RS), memberikan pelatihan yang intensif kepada pengguna Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM-RS), dan memberikan insentif kepada setiap pegawai yang dapat memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM-RS) dengan lebih optimal.

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang penting di dalam suatu organisasi. Sistem informasi sangat mempengaruhi secara langsung dalam pengambilan keputusan, membuat rencana, dan mengelola pegawai, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Untuk itu, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan. Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis organisasi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.

Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat penting saat manajemen mempunyai rencana ke depan. Kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang biasanya sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Misalnya, dalam peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.

Pengembangan dan pengelolaan sistem saat ini membutuhkan partipasi banyak pihak di dalam Rumah Sakit, jika dibandingkan peran dan partisipasi pada periode-periode yang lalu.

Dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam Rumah Sakit dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, pemerintahan, swasta, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam rumah sakit karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut.

BAB III

PENUTUP

3.1         Kesimpulan.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) merupakan bidang yang harus dikembangkan oleh setiap Rumah Sakit yang ada di Indonesia. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) sangat cepat dan pesat, untuk itu setiap Rumah Sakit harus dengan cepat untuk dapat beradaptasi dengan teknologi ini.

Permasalahan yang menghambat dan menjadi kendala bagi pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) di Indonesia bukan menjadi penghalang bahwa teknologi ini tidak digunakan dan dikembangkan. Setiap Rumah Sakit yang memiliki hambatan dan kendala dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) harus dengan cepat mengatasi dan menyelesaikannya dengan memberikan pemahaman, pelatihan dan insentif kepada setiap pegawai yang memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM-RS) dengan lebih optimal.

Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS) yang optimal, maka akan memberikan banyak benefit bagi Rumah Sakit tersebut.